Neue virtuelle Veranstaltung erstellen

Im Gegensatz zu einer klassischen Veranstaltung, die an einem bestimmten Ort stattfindet, wird ein virtuelles Event online durchgeführt. Dafür kannst du direkt bei der Erstellung der Veranstaltung einen Zugangslink (z.B. zu Zoom) hinterlegen, über den deine Teilnehmer beispielsweise an einem Webinar, Online-Workshop oder digitalen Meeting teilnehmen können. In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du ein virtuelles Event erstellst und die entsprechenden Einstellungen vornimmst.

Veranstaltung anlegen und Details hinzufügen

Die Veranstaltungsdetails können wie bei offline Veranstaltungen auch hinterlegt werden. Dazu gibt es bereits eine gesonderte Anleitung.

Veranstaltung als virtuelle Veranstaltung anlegen

Mit Klick auf den Button "Konfiguriere virtuelle Veranstaltung" wird eine offline zur online Veranstaltung mit der Möglichkeit, verschiedene zusätzliche Einstellungen setzen zu können.

Einstellungsmöglichkeiten einer virtuellen Veranstaltung

Einstellung: Art der Veranstaltung

Über die Einstellung „Virtuelle oder hybride Veranstaltung“ legst du fest, ob dein Event ausschließlich online stattfindet oder als hybride Veranstaltung sowohl online als auch vor Ort besucht werden kann.

Wenn du „Hybride Veranstaltung“ auswählst, können deine Teilnehmer sowohl vor Ort als auch online an deinem Event teilnehmen. Du kannst dafür zusätzlich zum virtuellen Zugangslink einen Veranstaltungsort hinterlegen. Dein Event wird entsprechend als hybride Veranstaltung gekennzeichnet.

Hinweis: Die Auswahl „Hybrid“ erstellt nicht automatisch separate Tickets oder Anmeldemöglichkeiten für Online- und Präsenzteilnehmer. Diese müssen bei Bedarf gesondert eingerichtet werden.

Einstellung: Video oder Meeting Link hinzufügen

Hier kann ein Meeting-Link eingefügt werden, um diesen als Link zur Veranstaltung zu verwenden.

Einstellung: Darstellung

Im Bereich „Darstellung“ bestimmst du, wie deine Teilnehmer auf das virtuelle Event zugreifen können. Du kannst das Video direkt auf der Veranstaltungsseite einbetten, einen Button zum Aufrufen des Events anzeigen oder zusätzlich die Meeting-Links mit den entsprechenden Zugangsdaten einblenden. Je nach gewählter Video- oder Meeting-Plattform stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

Einstellung: Anzeigen, wenn

Über die Einstellung „Anzeigen wenn“ bestimmst du, ab welchem Zeitpunkt deine Teilnehmer Zugriff auf den virtuellen Veranstaltungslink oder das eingebettete Video erhalten. Du kannst den Zugang entweder direkt mit der Veröffentlichung des Events freigeben oder erst 15 Minuten vor dem offiziellen Veranstaltungsbeginn automatisch einblenden lassen.

Einstellung: Sichtbar für

Hier kann festgelegt werden, wer die Zugangsdaten zur Veranstaltung einsehen kann.

• Jeder
• eingeloggte User
  • nur Reservierungen
  • nur Teilnehmer
• optional zubuchbar: Teilnehmende eines Kurses / Kursgruppe können den Link sehen (Kurs / Kursgruppe wird mit Veranstaltung verknüpft)

s. dazu auch die Anleitung Link zum virtuellen Event soll nur für Teilnehmende angezeigt werden

Einstellung: Teilen

Über die Einstellung „Teilen“ kannst du festlegen, ob der Zugangslink zu deinem virtuellen Event automatisch per E-Mail an angemeldete Teilnehmer versendet werden soll. Je nach Anmeldeart kannst du den Link entweder in die RSVP-Bestätigung oder in die Ticketmail einfügen lassen. So erhalten deine Teilnehmer die Zugangsdaten direkt nach ihrer Anmeldung bzw. Ticketbuchung.

Einstellung: Bezeichnung der virtuellen Veranstaltung

Über die Einstellung „Bezeichnung der virtuellen Veranstaltung“ bestimmst du, wo dein Event als „Virtuell“ bzw. „Hybrid“ gekennzeichnet werden soll. Du kannst diese Kennzeichnung sowohl auf der Veranstaltungsdetailseite als auch in den Kalenderansichten anzeigen lassen. So erkennen deine Teilnehmer bereits auf den ersten Blick, ob eine Veranstaltung online oder hybrid stattfindet.