Gruppen Codes für Gruppenzugänge und wie der Einkäufer davon profitieren kann

Gruppen Codes können vom Gruppen-Leiter (Einkäufer) selbst angelegt und an die Mitarbeiter weitergegeben werden, damit diese sich eigenständig über ein Gruppen-Registrierungsformular in die Gruppe einschreiben und dabei ein Benutzerkonto registrieren können.

Die Gruppen Codes Funktion kann vom Admin global für alle Gruppen aktiviert werden (optional).

1. Aktivierung der Gruppen Codes

Gehe im Backend unter "Online Kurs" > "Gruppen Einstellungen" zum Reiter "Gruppen Codes".

Vor der erstmaligen Aktivierung der Option erscheint folgender Hinweis:

Damit die Funktion Gruppen Codes genutzt werden kann, muss die allgmeine die Benutzerregistrierung für die Plattform aktiviert werden.

OBACHT!

Wird die Benutzerregistrierung auf der Webseite aktiviert, können sich alle Besucher ein kostenlos und eigenständig ein Benutzerkonto anlegen!

Entweder direkt über den neuen Menüpunkt Registrieren in der Navigation oder direkt über den Anmelde Menüpunkt:

Möchtest du nicht, dass solche kostenlosen Benutzerregistrierungen auf deiner Plattform ausgeführt werden können, kontaktiere bitte das Spreadmind Support Team unter support@spreadmind.de.

Die Aktivierung der Benutzerregistrierung für die Plattform kann im Backend unter der Hauptrubrik "Einstellungen" > "Allgemein" bei der Option Mitgliedschaft über das Aktivieren der Checkbox Jeder kann sich registrieren vorgenommen werden:

Klicke am Ende der Seite auf Änderungen speichern.

Gehe nun zurück zu "Online Kurs" > "Gruppen Einstellungen". Unter dem Reiter "Gruppen Codes" wurde die Funktion nun automatisch aktiviert:

2. Optional: Gruppen Codes von den Suchergebnissen ausschließen

Nutzt du unsere Social E-Learning Funktion (Community mit NewsFeed, Social Gruppen, Chat-Nachrichten usw.), so empfehlen wir dir, die Gruppen-Codes von den Suchergebnissen auszuschließen.

Gehe dazu im Backend unter "Community" > "Einstellungen" > Reiter "Suche" zur Box Suche nach Seiten und Beiträge und stelle sicher, dass dort die Option "Gruppen Codes" nicht auswählt ist:

3. Grundeinstellungen für die Gruppen Codes

Nachdem die Gruppen Codes Funktion aktiviert wurde, ist diese direkt für alle Gruppen Leiter auf der Gruppenverwaltungsseite sichtbar.

Stelle daher sicher, dass du die Grundeinstellungen passend für alle Optionen vornimmst, welche wir dir nachfolgend erklären.

3.1 reCAPTCHA aktivieren

Nach der Aktivierung der reCAPTCHA Option erscheinen zwei Eingabefelder, in welche du jeweils deinen reCAPTCHA Seitenschlüssel und Geheimschlüssel einträgst:

Für die Nutzung von reCAPTCHA benötigst du ein Google Konto. Mehr über reCAPTCHA und das Anlegen eines Seiten- & Geheimschlüssels erfährst du in dieser Anleitung von Google.

Bitte achte darauf, dass du das Verwenden des Google reCAPTCHA Dienstes entsprechend in deiner Datenschutzerklärung aufführen musst. Mehr dazu in diesem Artikel von eRecht24.

3.2 Seite für die Gruppenregistrierung & -einschreibung wählen

Im Backend unter Seiten solltest du zuerst eine neue Seite erstellen, welche für die Gruppenregistrierung & -einschreibung genutzt werden soll:

Vergib einen sinnvollen Titel und füge auf der Seite den Shortcode [ldgr-group-code-registration-form] hinzu, damit das eigenständige Gruppen-Registrierungsformular dargestellt wird:

Veröffentliche die Seite.

Diese Seite ist öffentlich sichtbar und wird von allen Gruppen gleichermaßen genutzt und sollte daher nicht individuell auf einen Einkäufer abgestimmt werden, sondern immer allgemein alle Einkäufer und Mitarbeiter ansprechen. Mehr dazu erfährst du unter Punkt 3 in dieser Anleitung.

Nun kannst du im Backend unter "Online Kurs" > "Gruppen Einstellungen" > Reiter "Gruppen Codes" beim Abschnitt Seite für die Registrierung & -einschreibung deine soeben erstellte Seite auswählen:

3.3 Weiterleitung nach erfolgreicher Einschreibung

Ist diese Option deaktiviert, kannst du in dem Editor-Feld darunter direkt einen eigenen Hinweistext hinzufügen, welcher nach einer erfogreichen Gruppenregistrierung oder -einschreibung angezeigt werden soll:

Hinweis: Nach dem Ausfüllen des Formulars bei einer Registrierung ist der Benutzer noch nicht eingeloggt. Daher solltest du diesen Hinweistext eher als eine Erfolgsmeldung sehen. Eine Login-Aufforderung ist in der Regel nicht zu empfehlen, da dieses Formular auch für bereits eingeloggte Benutzer unter der Verwendung eines Gruppen Codes ausgefüllt werden kann.

Ist die Option "Weiterleitung nach erfolgreicher Einschreibung" aktiviert, kannst du eine Seite auswählen, auf welche der Besucher direkt weitergeleitet werden soll, nachdem er das Formular abgesendet hat:

3.4 Checkbox für Datenverarbeitung aktivieren

Nach Aktivierung dieser Option kannst du einen eigenen Hinweistext verfassen, welcher unterhalb des Formulars ausgegeben und auf die Verarbeitung der eingetragen Daten hingewiesen wird:

Vergewissere dich, am Ende der Seite alle Einstellungen zu speichern.

4. So funktionieren die Gruppen Codes

Nach der Aktivierung der Gruppen Codes Funktion erscheint für den Gruppen Leiter im Frontend auf der Gruppenverwaltungsseite ein neuer Reiter Gruppen Codes:

Hierüber kann der Gruppen Leiter nun einen oder mehrere Gruppen Codes erstellen. Diesen Gruppen Code lässt er seinen Mitarbeitern inkl. dem Link zur Registrierungsseite zukommen.

Der Link zur Registrierungsseite erscheint ebenfalls unter dem Reiter "Gruppen Codes", nachdem ein Gruppen Code hinzugefügt wurde.

Nur über die Eingabe des Gruppen Codes kann eine Benutzerregistrierung und/oder Einschreibung in seine Gruppe erfolgen.

4.1 Gruppen Leiter erstellt einen neuen Gruppen Code

Über den Button Neuen Gruppen Code hinzufügen kann der Gruppen Leiter einen neuen Code erstellen.

Es erscheint folgende Ansicht:

Bei der Option Code kann der Gruppen Leiter einen eigenen Code erstellen oder sich einen Zufallscode generieren lassen.

Bei der nächsten Option kann die Gültigkeit des Codes bestimmt werden. Darüber wird der Code automatisch aktiviert/deaktiviert.

Über die Validierungsregel kann optional die IP Adresse des Firmennetzwerks des Gruppen Leiters oder ein Domain Name eingetragen werden – diese Angaben müssen beim Ausfüllen des Formulars erfüllt sein, damit das Gruppen-Registrierungsformular den Gruppen Code akzeptiert:

Über die letzte Option kann der Gruppen Code direkt aktiviert werden:

Über den Button Anlegen wird der Gruppen Code erstellt.

Unter dem Reiter "Gruppen Codes" erscheint nun die folgende Ansicht:

• Link zur Registrierungsseite ist der Link zu der Seite, welche wir unter vorhin Punkt 2.2 erstellt haben. Dieser Link kann der Gruppen Leiter seinen Mitarbeitern zukommen lassen, inkl. des Gruppen Codes.
• Spalte Code = der Code, welcher das Absenden des Gruppen-Registrierungsformulars verifiziert.
• Spalte Beschreibung = Hinweis über die Gültigkeit des Codes.
• Spalte Aktionen = Über das Link-Icon kann der Code in den Zwischenspeicher kopiert, über den Bearbeitungsstift bearbeitet und über den Papierkorb gelöscht werden.
• Spalte Status = Code kann deaktiviert oder aktiviert werden.

4.2 Mitarbeiter Registrierung über Gruppen Code

Im ausgeloggten Zustand registriert das Formular ein neues Benutzerkonto, was nur dann möglich ist, wenn unter der angegebenen E-Mail Adresse noch keines existiert.

Ein Mitarbeiter sieht auf der Gruppenregistrierungsseite folgendes Formular:

Alle Felder müssen vom Mitarbeiter ausgefüllt werden – vor allem muss der Gruppen Code in das vorgesehene Feld eingetragen werden, damit im Hintergrund die Verifizierung stattfinden, ein Benutzerkonto registriert und in die Gruppe eingeschrieben werden kann.

Hat der Gruppen Leiter zustäzlich für den Gruppen Code eine Validierungsregel aktiviert (siehe Punkt 3.1), so muss diese ebenfalls erfüllt sein, damit das Formular abgesendet werden kann.

4.3 Mitarbeiter Einschreibung über Gruppen Code

Im eingeloggten Zustand führt das Formular eine Aktualisierung eines bereits existierenden Benutzerkontos durch.

Existiert bereits ein Benutzerkonto für diesen Mitarbeiter, so sollte sich dieser zuerst auf deiner Plattform einloggen, bevor das Formular ausgefüllt wird. Anderfalls wird ihm beim Absenden des Formulars eine Fehlermeldung angezeigt, dass unter der E-Mail Adresse bereits ein Benutzerkonto existiert.

Ein Mitarbeiter sieht auf der Gruppenregistrierungsseite folgendes Formular:

Er muss lediglich den Gruppen Code in das dazu vorgesehene Feld eintragen, die Checkbox für die Datenverarbeitung aktivieren und kann sich so selbstständig in die Gruppe einschreiben.