Was, wenn ich meine Veranstaltung absagen muss?

Ein Event absagen zu müssen ist nicht gerade optimal, aber manchmal lässt es sich nicht verhindern. Wie du mit dieser Situation umgehst ist entscheidend. Denn klare Kommunikation ist jetzt wichtig. Wenn es zur Absage eines Events kommt ist vor allen Dingen eins wichtig: Kommuniziere schnell!

Hier erfährst du, wie du rücksichtsvoll und professionell Absagen formulieren kannst.

Besprich dich mit deinem Team

Dein Team sollte als erstes Bescheid bekommen. Informiere also Dozenten, Sponsoren, das Catering und Co. bevor die angemeldeten Teilnehmer von der Absage Bescheid bekommen. Nichts ist schlimmer, als die Nachricht "hintenrum" oder später als alle anderen mit zu bekommen!

• Erstelle eine Liste an Personen, die im Vorfeld schon Bescheid kriegen sollen.
• Erkläre, warum es dazu kommen wird. Je mehr du Preis gibst, desto weniger Unverständnis wird dir entgegen gebracht werden.
• Versichere ihnen, dass sie alle Informationen bekommen, die sie benötigen und versuche ihre Nachfragen so gut wie möglich zu beantworten.

Verhindere weitere Ticketverkäufe zum Event

Noch schlimmer als ein Event absagen, ist Tickets für ein nicht stattfindendes Event zu verkaufen.

• Sobald klar ist, dass das Event abgesagt wird, stoppe alle Ticketverkäufe.
• Aktualisiere alle Webseiten etc., auf denen auf das Event hingewiesen wird. Denke dabei auch an deine Social Media Kanäle.
• Auf der Website sollte an das Event eine klare Message angebracht werden, die sagt, dass und warum dieses Event abgesagt werden muss(te).

Informiere die Angemeldeten per Mail

Nun sollte die Information auch an diejenigen gelangen, die bereits ein Ticket erworben haben.

• Sende, um weitere Unannehmlichkeiten zu vermeiden, die Information schnellstmöglich raus.
• Die Mail sollte direkt und ehrlich sein. Klare Kommunikation is key!
• Empathie gefragt: Zeige, dass du verstehen kannst, dass jetzt vielleicht Wut oder Enttäuschung aufkommt.

Wie du eine Absage professionell aufbauen kannst

Die Email sollte einige wichtige Teile enthalten:

• Klarer Betreff, z.B. "ABGESAGT - Speaker Festival 2025"
• personalisierte Begrüßung, z.B. Hallo Mathilda, ...
• Hauptteil der Mail: Nachricht kurz und klar, aber einfühlsam überbringen z.B. "Wir bedauern sehr, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir das für den 20. August geplante Speaker Festival 2025 absagen müssen. Dass diese Nachricht für Sie enttäuschend ist, verstehen wir vollkommen."
• Grund und Entschuldigung, z.B. "Aufgrund einer unerwarteten, sicherheitsrelevanten baulichen Maßnahme der Messehalle mussten wir uns schweren Herzens zu dieser Maßnahme entscheiden. Wir möchten uns bei Ihnen für die Unannehmlichkeiten entschuldigen und hoffen, dass wir Sie im kommenden Jahr wieder zu unserem Event begrüßen dürfen."
• klare Aussage zu den nun folgenden Schritten, z.B. wie werden die Tickets zurückgegeben? Wie und wann erfolgt die Rückerstattung? usw.